Le/la chargée de gestion sera le point focal en charge de la comptabilité et du budget de l’agence, de la gestion des bureaux et de l’immobilier, des ressources humaines et sera l’assistant(e) de direction de la Directrice Pays.
Il/elle travaillera sous la supervision de la Directrice Pays de l’AFD et du Directeur Pays Adjoint. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec la direction régionale basée à Nairobi.
Le poste est basé à l’agence de l’AFD à Dar Es Salaam. La majeure partie des missions se déroulera à Dar Es Salaam, mais certaines activités pourront exceptionnellement nécessiter des déplacements à l’intérieur ou à l’extérieur du pays.
Activités principales : Comptabilité et budget
Trésorerie
Gestion des relations avec la banque
Suivi et classement des relevés M-Pesa et des comptes bancaires
Paiement des fournisseurs et des administrations par virements et chèques
Suivi des factures et des pièces comptables, envoi à la direction régionale
Tenue d’un tableau Excel pour le suivi des principales dépenses
Budget
Préparation, suivi et reporting du budget de l’agence en lien avec la direction régionale
Inventaires physiques et suivi des achats d’actifs
Gestion du bureau, gestion immobilière, administration
Gestion de tous les contrats liés aux résidences de l’AFD, aux bureaux, véhicules, assurances, sécurité, fournitures de bureau, etc.
Responsable de la supervision et de l’entretien des bureaux et des résidences de l’AFD, en accordant une attention particulière à la sécurité, au bon entretien et aux relations avec les différents fournisseurs, entreprises et propriétaires pour les travaux/entretiens à effectuer
Préparation et suivi de toutes les démarches administratives et renouvellements des documents légaux (visas, permis de travail, certificats d’exonération), achat d’équipements détaxés concernant le personnel expatrié de l’AFD et leurs familles
Rédaction des notes de service pour assurer la bonne organisation du bureau
Gestion des archives
Ressources humaines (RH)
Préparation des fiches de paie, déclarations sociales et fiscales
Suivi des congés, arrêts maladie et absences
Vérification et paiement des per diem de mission pour l’équipe
Appui aux recrutements et renouvellements de contrats
Assistant(e) de la Directrice Pays de l’AFD
Planification et gestion du calendrier
Rédaction de correspondances et tâches de secrétariat pour la Directrice
Soutien à l’organisation des missions et réunions de la Directrice
Le poste est à pourvoir dès que possible en mai. Le contrat proposé est un contrat local à durée déterminée de 3 ans.
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ENGLISH VERSION
The Financial Administrator will be the focal point in charge of accountancy and budget of the agency, office and real estate management, human resource and will be the Executive assistant to the Country Director.
He/she will work under the supervision of the AFD Country Director and Deputy Country Director. He/she will work in close relationship with the regional office based in Nairobi.
The position is in AFD Dar Es Salaam Agency. The main part of the assignment will be in Dar Es Salaam but some activities might exceptionally require to travel within or outside the country.
JOB DESCRIPTION
Main activities : Accountancy and Budget
Treasury
In charge of relationships with the bank
Follow up and filling of mpesa and bank accounts
Payments of suppliers and administrations by transfers and cheques
Accountancy
Following up bills and accounting documents and send them to the regional office
Maintain excel sheet to follow up main expenditures
Budget
Preparation, follow up and reporting on budget of the agency in relation with regional office
Inventories
Physical inventories and follow up purchases of assets
Office management, real estate management, administration
Management of all contracts of the office relating to AFD residences, office, vehicles, insurances, security, office supplies, etc.
Responsible for supervision and maintenance of AFD office and residences with a particular attention to security, good maintenance, and relationships with the various suppliers/enterprises, and landlords for works/maintenance to be done
Prepares and follow up all the processing and renewals of legal documentation (visa, work permits and exemption certificates), purchase of tax free assets concerning the AFD expatriate staff and their families
Preparation of note de services for the good organization of the office
Management of archives
HR
Preparation of payrolls, social and fiscal deductions declarations
Follow up on leaves, sickness and absenteeism
Review and payment of mission per diem for the team
Support for recruitments and renewal of contracts
Assistant to the AFD Country Director
Scheduling and management of planning
Preparation of correspondence and carryout secretarial duties for the AFD Director
Supports the country Director in organizing various missions and meetings
This is not an exhaustive list and the employee will be expected to undertake other duties as may reasonably be required to meet the changing needs of the activity.
How to Apply:
This is Full-time Job, To submit your application, please follow the link provided below.
